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Un ejecutivo pasa alrededor de 60 a 70% de su tiempo en reuniones o juntas de trabajo; desafortunadamente,  la gran mayoría de ellas no llega al resultado esperado.

Seguramente has asistido a reuniones que cumplen con alguna o todas  las siguientes características:

1. Requieren más de una hora en tu traslado, pero solo de  5 ó 10 minutos para agotar el tema a ser  tratado.
2. No cuentan con la asistencia de los participantes clave, o bien, cuentan con la asistencia de “todos” los participantes, incluso aquellos que no deberían estar  en la reunión.
3. No cuentan con una agenda, y por ende con un alcance acotado.
4. No cuentan con material de apoyo para facilitar el seguimiento de la reunión.
5. No cuentan con un moderador definido formalmente.
6. No generan acuerdos o estos no se documentan.
7. El resultado de la reunión es un sentido de frustración que se relaciona directamente con la idea de que tu tiempo pudo haber sido mucho mejor invertido en cualquier otra cosa.
8. La reunión no fue preparada adecuadamente.

¿Qué podemos hacer para tratar de revertir ese mal sabor de boca?

Si organizas una reunión:

1. Acota el objetivo de la reunión: Esto te permitirá seguir  fácilmente las siguientes recomendaciones, pero sobre todo ayudará a ser respetuoso con el tiempo de los demás. Trata de responder las siguientes preguntas (y no sigas hasta tener las respuestas): ¿Cuál es el objetivo de reunirnos? ¿Qué lista de temas trataremos? ¿Cuál es el tiempo estimado que llevará agotar todos los temas? ¿Es necesario una reunión presencial? ¿Podemos resolver los temas por teléfono, Skype, Gtalk o por e-mail?
2. Traduce la lista de temas a ser tratados en una agenda: Deberás ordenar los temas según corresponda: por importancia, por dependencia, por disponibilidad de los participantes, etc. Será un buen momento para analizar  qué personas deberán estar presentes en la reunión.
3. Trata de reducir la lista de participantes: No es una regla, pero en la actualidad no se concibe una reunión de trabajo de más de 2 horas y una asistencia de a lo más 5 participantes (identifica a los participantes clave).
4. Valida la disponibilidad de un espacio para llevar acabo la reunión: Antes de realizar  la convocatoria  y/o confirmación de la reunión debes cerciorarte de que cuentas con un espacio preparado para: recibir  al número de asistentes, y sobre todo garantizar que cuentas con los implementos necesarios para dar seguimiento a la misma (pizarrón, plumines, proyector, etc.).
5. Formaliza la convocatoria y/o confirmación de la reunión: Será necesario que incluyas como información básica: el objetivo de la reunión,  la agenda, la lista de participantes requeridos,  la fecha/hora de la reunión, y el tiempo estimado de vuelo (los asistentes lo agradecerán).
6. Prepárate para la reunión: Pregúntate: ¿Es necesario contar con una presentación? ¿Necesitaré de documentos o información adicional en caso de que los asistentes realicen preguntas? ¿Conozco a los asistentes? Adicionalmente,  recomiendo  tener listo hojas  y plumas para que cada asistente pueda tomar notas.
7. Durante la reunión: Toma el control, como organizador de la reunión  eres el principal actor y el encargado de que la misma se conduzca de una manera adecuada. Asigna a alguien de tu equipo como secretario, su función dentro de la reunión será el tomar notas de cada uno de los acuerdos con miras  a integrar la minuta de trabajo. Enfócate en el objetivo de la reunión, no es una regla, pero si se derivan temas independientes que requieran más de 30 min. agéndalos para una reunión diferente.
8. Al finalizar la reunión: Sintetiza, es importante que todos los asistentes tengan en claro que compromisos se acordaron y quién es el responsable de darles seguimiento. Notifica el medio y fecha de la distribución de la minuta en su versión final. Agradece,  tú tiempo así como el de los demás participantes es valioso, da las gracias  por la asistencia y seriedad con que se realizó la reunión.
9. Da seguimiento a los acuerdos: El mayor reto que tiene el concluir una reunión exitosa, es el comprobar que se siguen los acuerdos que se generaron en ella. Garantiza que se cumplen los acuerdos. Un apoyo a este sentido de responsabilidad puede ser contar con una copia de la minuta impresa y firmada por todos los asistentes.
10. Analiza que se hizo bien y que hay que mejorar. Evalúate.

Si asistirás a una reunión:

1. Prepárate para la reunión: Pregúntate: ¿Domino los temas a ser tratados en la reunión? ¿Necesito documentación y/o estudio adicional para potencializar mi participación en la reunión? ¿Necesitaré de documentos o información adicional en caso de que los  otros asistentes me realicen preguntas? ¿Conozco a los asistentes? ¿Es indispensable  llevar mi laptop?
2. Respeta el tiempo de los demás: En la actualidad  y mayormente en esta ciudad, es complicado llegar a tiempo; más aún si no se toman las precauciones pertinentes. Trata de llegar por lo menos 15 min. antes de tu cita, eso hablará bien de ti.
3. Olvida la memoria fotográfica: Acude a la reunión con hojas y pluma;  recuerda que no todos los organizadores de reuniones habrán leído este Post. Si bien al final de cada reunión “debería” haber una minuta, la realidad nos dice que en la mayoría de los casos no es así, y aunque así fuera, debes contar con mecanismos propios para validarla, para ratificar o desmentir el contenido; recuerda que firmarás  ese documento y que el mismo contiene tus compromisos para el proyecto, la empresa, los asistentes, el cliente, etc.
4. Durante la reunión: Participa, valora  tu tiempo. El asistir  a una reunión implica que debes participar de ella, en caso contrario no tiene sentido tu asistencia.  Enfócate en el objetivo de la reunión, deja para el final los temas que no se relacionan con la agenda, en caso de ser necesario sugiere la calendarización de una nueva reunión. No uses Facebook, Gtalk, Skype, MSN, WhatsApp, OultLook, o cualquier otra aplicación que haga que pierdas la atención o proyecte desinterés (recuerda, nadie quiere trabajar con alguien que nos ignora).
5. Al finalizar la reunión: Escucha, es importante que valides el contenido de la minuta contra las notas que tomaste.  Notifica al momento las diferencias o correcciones necesarias a la minuta.  Anota el medio y fecha de la distribución de la minuta final, exige tu copia.
6. Da seguimiento a los acuerdos a que te comprometiste.
7. Analiza que se hizo bien y que hay que mejorar. Evalúate.

Espero te sea de utilidad.