La implementación de la mejora de procesos no debe verse como un proceso tortuoso en el que solo trabaja la persona que aparece como responsable den un entregable o elemento de proyecto. En realidad, es un transcurso de pasos que abarca a todas las partes involucradas, desde el que opera hasta el que archiva el documento final.
Los procesos están presentes en todas nuestras actividades, desde el café de la mañana hasta el ir manejando de regreso a casa y siempre se busca mejorar dichos procesos, a veces se logra, a veces no. Como ejemplo de caso de éxito tenemos a los bancos: Recuerdan lo difíciles que eran los depósitos bancarios hace algunos años, se debía llenar una ficha y esperar a que el cajero la autorizara; ahora, con la mejora de procesos, los depósitos son más eficientes, pudiéndose realizar actualmente a través de teléfono o diversos medios electrónicos. Esta misma idea se aplica para todos los hechos personales y profesionales.
En el caso del mundo del TI, existen varias metodologías que se adaptan a las necesidades de gobierno o iniciativa privada, pudiendo citar MAAGTIC, MOPROSOFT o CMMI por citar algunas.
Para no abrumar, y sobre todo adelantar cosas; les describo solo algunos de los conceptos y ventajas que nos ofrece la mejora de procesos. No importando la metodología implementada, los conceptos se pueden adaptar de forma sencilla.
Elemento de configuración: Se trata de aquel documento, dispositivo o ente que es empleado para realizar el trabajo diario. Dicho elemento se encuentra en constante cambio por las personas involucradas en el proceso o entrega del producto.
Línea Base: Se trata de aquel elemento de configuración que ha evolucionado de tal forma que puede ser “congelado” para usarse como referencia, documento de trabajo o entregable base de cualquier proyecto y que puede ser reutilizado en muchas ocasiones. En otras palabras, el componente con todos los elementos listos para trabajar a partir de él.
Integridad de los productos: Se trata de conservar la información de los productos a través de todo el proceso que se esté llevando a cabo.
Entre las ventajas que la mejora de procesos puede brindar, podemos citar las siguientes:
- Empleo de una metodología robusta pero flexible y sensible a cambios y mejoras.
- Acceso a información puntual requerida por versión de productos.
- Implementación y adaptación eficiente de procesos definidos.
- Certificaciones y mejores oportunidades de venta.
- Trabajar menos
Aunque en algún momento parezca engorroso o difícil, la finalidad de la mejora de procesos es tener un trabajo más organizado, eficiente y estructurado; que al final nos dará una mejor cara hacia afuera y con nosotros mismos.
Me gusta la inquietud, voy a trabajar en la siguiente entrada para tratar de resolver las dudas y que los demás se interesen por el tema
Uuuuhhhhhh… pués si es mucho trabajo estas 5 preguntas que nos plantea Eduardo… todos pueden sin duda ser una línea de nuevos Post antendida por varios autores. =)
Carlos… ¿Qué respuesta tienes? ¿Cuándo esperamos el siguiente Post? jejeje
Será interesante ver qué resultado obtenemos del seguimiento a este Post. De mi parte, me interesa mucho el enfoque que se le pueda dar al tema y a las preguntas planteadas, orientado a las PYMES. A las empresas que como Pepé y Toño abundan en el mercado mexicano y que muchas veces necesitan montarse en modelos de mejora de procesos para hacer frente a la competencia con empresas gigantestas (muchas veces por requerimiento del cliente).
De los retos que veo rápidamente en una PYME, puedo mencionar los siguientes:
1. Estas iniciativas dependen totalmente de los fundadores: de su personalidad, de su formación, de la seriedad, responsabilidad e importancia con que este tema sea visto; ¿Qué actitud debe tomar el directivo, creador o socio e una PYME ante un proceso de mejora?
2. Muchas de las PYMES son empresas familiares, ¿La tarea es más fácil o más difícil? Asumo que lo segundo.
3. Cuando la mejora, y más aún la certificación de esa mejora, es un requerimiento del cliente, el tema suele tomarse a la ligera. Por ende se obtienen certificados y no la mejora de los procesos.
4. Relacionada con la pregunta 4, que plantea Eduardo, pareciera que la experiencia dice que no es conveniente que los creadores de la PYME sean responsables de los procesos de mejora (en muchas de las ocasiones el tiempo requerido, no es el suficiente).
En fin, el tema es interesante. Me apunto como seguidor del mismo y cómo participante en la escritura de los futuros Post relacionados.
Este es un tema que realizan muchas empresas. Me gustaría pudieran explicar lo siguiente:
1. ¿Cuando una empresa debe de decidir mejorar sus procesos?
2. ¿Cómo saber que un proceso fue efectivamente mejorado?
3. ¿Cómo obtener el costo beneficio de realizar esta mejora?
4. ¿Quiénes deben de estar involucrados en esta mejora?
5. ¿Cuáles son las fases de un proyecto de mejora de procesos?
En resumen es un ¿Cuándo y porqué? El cómo lo explicarás en tus posteriores posts.
Saludos!