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Alfresco VS Documentum

Posted by on May 2, 2012 6 comments

Que tal compañeros, en esta ocasión traigo hasta ustedes una comparativa personal de un par de herramientas muy poderosas para gestión de contenido, con capacidad de mejorar la calidad de los procesos de muchas empresas e instituciones. Les hablo de Documentum y su hermano libre(Open Source) Alfresco.

Primero veamos un poco de su potencial.

Documentum es una plataforma de manejo de contenidos empresariales, actualmente propiedad de EMC Corporation. Fue fundada en 1990 por Howard Shao y John Newton. Maneja un modelo de contenido en dos partes, por un lado tenemos el contenido como tal y por el otro todos los metadatos adjuntos que describen a ese contenido. Algunas de sus funcionalidades son: manejo de contenido en forma no estructurada sobre cualquier formato(documentos, imágenes, audio, video, etc), manejo de roles y grupos, seguridad a través de niveles de acceso, versionamiento de todos los archivos, transformaciones de contenido para presentarlo en distintos formatos (renditions) y publicaciones automáticas, permite generación de índices para mejorar las búsquedas no solo sobre metadatos, si no sobre cualquier contenido que pueda ser indexado, gestiona ciclos de vida y flujos de trabajo, proporciona seguridad dentro y fuera del repositorio, arquitecturas distribuidas y federadas, comunicación con Microsoft Office, Microsoft Outlook, y otros sistemas de negocios como SAP o Share Point. Manejo de múltiples bases de datos (SQL server, Oracle, DB), conexión de red por medio de: JDBC, WebDAV, FTP, File Share Services, Documentum Foundation Services. Actualmente su versión más reciente es la 6.7.

Alfresco. Es una plataforma LIBRE de manejo de contenidos empresariales que cuenta con 2 versiones, la versión de la comunidad  Alfresco Community Edition que está bajo licencia LGPL (Lesser General Public License) y su versión comercial Alfresco Enterprise Edition también Open Source pero que incluye soporte y certificación de productos. Fundada en 2005 por John Newton (co-foundador de Documentum) y John Powell (un ex director de operaciones de Business Objects). Su Staff original estaba formado por los “ingenieros principales de Documentum y de Oracle”. (Si les interesa saber que hacían estas personalidades ahí, comenten y generamos otro post). Algunas de sus funcionalidades básicas son: manejo de documentos en cualquier formato, versionamiento del repositorio, manejo de registros, manejo de imágenes, integración de publicaciones, acceso al repositorio vía CIFS/SMB, FTP, WebDAV, NFS y CMIS, flujos de trabajo con el motor de Activiti (BPMN 2.0), búsquedas con Lucene, servidores federados, soporte de múltiples bases de datos (MySQL y PostgreSQL para la versión Community y Oracle, IBM DB2, Microsoft SQL Server para la versión Enterprise).


 Ya que estamos más en contexto sobre estas herramientas que son muy útiles y facilitan en gran medida los procesos de trámites y negocios en las empresas, así como brindan un camino seguro para la administración y búsquedas de contenido, levantemos el dedo índice para señalar 5 ventajas que tienen el uno sobre el otro.

Y así comienza el Top Five Alfresco vs Documentum

Comencemos con la herramienta libre y siempre dispuesta Alfresco:

  1. A diferencia de Documentum, Alfresco está disponible de forma gratuita en la página de la comunidad (http://wiki.alfresco.com/wiki/Download_and_Install_Alfresco) para ser instalada, configurada y adecuada a nuestras necesidades.
  2. Sin necesidad de instalar algún plug-in u otra aplicación que genere costo, se puede generar una conexión directa a nuestra PC por medio del protocolo CIFS (Common Internet File System), lo cual nos permite ver el sistema de archivos como si fuera una unidad más de red y manejar el contenido con la facilidad de nuestro sistema operativo.
  3. Dado que Alfresco está construido sobre El framework de Java Spring utilizando el modelo MVC, hay un gran potencial para desarrollar nuevos componentes e integrarlos a los que ya existen.
  4. Integración con Google Docs para edición de contenido en línea.
  5. El consumo de recursos por parte de los servicios de Alfresco es mucho menor que en Documentum, pues con 1GB de RAM y 2 procesadores Dual Core podemos mantener 1000 usuarios concurrentes.

Algunos de estos datos los encontré dentro de las presentaciones de la autoría de José Pereira en las que estudiaba, las pueden encontrar en http://www.jpereira.net/gestion-documental/manuales-alfresco-espanol.
Ahora nuestro buen amigo Documentum:

  1. Al estar licenciado, existe ese compromiso por parte de EMC que brindan la experiencia de años de soporte y certificación, lo cual da tranquilidad a las grandes empresas.
  2. Tiene una suite de procductos dedicados a transformaciones de formatos con mayor diversidad que Alfresco, hablo de CTS (Content Transformation Services).
  3. Mayor desarrollo en sistemas de encriptación(RMI) y niveles de seguridad(seguridad por objeto, por nievel de acceso y por funcionalidad en las aplicaciones).
  4. Manejo de versionamiento automático sobre todos los objetos que ingresan al repositorio, en Alfresco hay que configurar la opción de versionamiento en cada documento o generar una regla que lo haga.
  5. Aplicaciones y plug-ins que facilitan el desarrollo, validación e instalación para workflows, ciclos de vida, artefactos y desarrollo de Aplicaciones con WDK (Web Development Kit) como son Composer, Workflow Manager, Documentum Developer Studio entre otras.

Como verán cada uno tiene sus virtudes, pero como todo en este mundo nadie es perfecto, y a mi parecer su uso depende de el potencial del proyecto y por supuesto del presupuesto.
Yo en lo particular que estoy aprendiendo de ambas herramientas, creo que si lo que se busca, es armar un proyecto en el que se tienen los recursos economicos y se necesitan herramientas completamente integradas, usemos Documentum. Ahora bien si el proyecto carece de disponibilidad financiera, implementemos Alfresco y expandamos sus capacidades.

Si ustedes ya han ocupado estas herramientas, coméntenos sus experiencias, así sabremos que es mejor en cada situación y podremos aprovechar mejor las tecnologías de Administración Documental con todas sus bondades.

Conociendo Universal Content Management (Por Emmanuel Rojas)

Posted by on March 11, 2010 3 comments

La primera vez que escuche UCM requerían gente para un pequeño proyecto utilizando dicha tecnología, sin saber exactamente de qué se trataba me aventure a levantar la mano, teniendo la confianza de que estaría trabajando con dos experimentados de mis colegas, informándome un poco sobre la tecnología que íbamos a usar, me encontré con que Oracle había adquirido hace algunos años un proveedor (STELLENT Inc.) de gestor de contenidos empresariales (ECM), al cual llamo UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT (UCM).Tan solo un pequeño acercamiento es necesario para descubrir que UCM va más allá de las funcionalidades de un gestor de contenidos común las cuales se mencionan en el post ¿Por qué utilizar Enterprise Content Management?Además de contar con todo  un gestor de contenidos WEB, gestionar documentos empresariales, imágenes, registros entre otros contenidos, Oracle Universal Content Management maneja alrededor de 400 formatos Web como PDF, HTML, XML, GIF entre muchos otros.

UCM puede crear y compartir diferentes versiones de contenidos desde una versión para un usuario común hasta una interfaz de administración, así evitando problemas de acceso y seguridad.

Aparte de todo lo anterior gestiona todas las fases del ciclo de vida de un contenido usando uno de sus componentes denominado Content Server, asegurándose de administrar, capturar, guardar, distribuir y publicar la información desde su creación hasta su destrucción, manteniendo la información accesible y dinámica para el cliente y la empresa. Cabe mencionar que para la gestión del ciclo de vida implementa herramientas como Oracle Document Capture que nos permite indexar de manera  inteligente,  archivar el contenido empresarial más importante, capturar electrónicamente de manera más efectiva y procesar la información en documentos impresos.

Por si fuera poco consta con flujos de trabajo que se encargan de guiar y controlar de forma automática a todos los componentes de un proceso de negocio: personas, tareas, documentos, normas y ordenadores, cuyo orden de ejecución lo controla una representación automatizada del proceso de negocio. Esto es muy importante ya que la implementación de sistemas de gestión documental son elementos clave en las actividades de una empresa y ha dejado de ser un simple método de almacenamiento masivo para convertirse en una herramienta de análisis de información y gestión del conocimiento, con una creciente demanda no sólo en grandes corporaciones sino también en las pymes.

Todo esto lo hace bajo una misma plataforma.

SoulTech está comprometido a difundir y formar especialistas en lo que se refiere a esta tecnología. En lo personal  tengo el compromiso de profundizar y especializarme próximamente en UCM, para seguir aportando mi  conocimiento adquirido.

SoulTech – Formando especialistas.

¿Porque utilizar ECM Enterprise Content Management.? (Por Israel Lopez)

Posted by on March 7, 2010 7 comments


El administrador de contenido son productos y aplicaciones que mejoran la eficacia de los procesos, aumentan la productividad individual y colectiva y optimizan el archivado de la información digital para crear una estructura de información. Los productos y las aplicaciones están orientados a administrar grandes volúmenes de información no estructurada.

Según una encuesta de la International Accounts Payable Professionals (IAPP) revelo  que realizar la gestión y trámites de facturación manual en lugar de hacerlo de manera electrónica cuesta al menos  ocho dólares por cada factura, esto representa un 70 por ciento de los costos totales por empaquetado y envío de las facturas a sus destinatarios.

La dificultad de encontrar la información en el momento preciso y administrar nuestra información son los problemas a solucionar, pues en encontrar la información se pierde gran cantidad de tiempo. Con un sistema de ECM se puede reducir un 30% en el tiempo de búsqueda de información, un sistema automatizado es una opción para aumentar la productividad y reducción de costos. Por otro lado promueve la reducción de los gastos generales necesarios para almacenamiento de documentos físicos. Elimina también el atraso e ineficiencia en los procesos manuales. Disminuye la mano de obra requerida para completar procesos críticos con documentación intensiva.

Permite reducir el riesgo y lograr el cumplimiento de normas al establecer e imponer un conjunto completo de políticas para la creación, retención y eliminación de registros electrónicos, físicos y de correo electrónico. Mantiene a la perfección los diferentes formatos de un mismo documento.

Brinda la posibilidad de controlar el acceso a los documentos basados en los niveles de seguridad. Se puede gestionar nuestro contenido a través de múltiples canales y formatos. Restringe quien puede leer, editar o eliminar un documento.

Proporciona el control de versiones el cual nos permite el acceso a la versión más actual del documento y también podemos acceder a versiones anteriores del mismo archivo. La disponibilidad de las versiones previas del documento nos ofrece un registro de los cambios hechos a un documento.

El tiempo  y el costo de producción  son los factores a considerar para tomar en cuenta automatizar o digitalizar la información dentro de nuestra empresa. La rapidez y facilidad de acceso a los datos,  además estructurar nuestra información son los puntos a considerar. Por otro lado olvidarse de los archiveros donde se almacenan los documentos digitalizando la información, tenerla a la mano en el momento que se necesite, reduciendo el costo invertido en los recursos materiales. Este es el objetivo de modernizar y automatizar los procesos dentro de nuestra empresa buscando la satisfacción del cliente y mejorar el  rendimiento del negocio.

Los beneficios citados anteriormente son para la empresa, sin enfocarse a los clientes, sin embargo también existen beneficios para el cliente como son un la integración de un portal para incorporar sus servicios en la red, e interactuar con el usuario  ofreciendo sus servicios  y  soluciones a través de la WEB, con esto ECM ofrece una solución para los micro, medianas y macro empresas.

Estos son algunos sistemas que ofrecen este servicio Alfresco que es de bajo costo pues es de código abierto,  es un sistema de software libre, ofrece simplicidad mediante scripts ligeros,  también ofrece gestión de contenidos WEB, un almacén de archivos, gestión de recursos e imágenes. Por lo que es una opción aceptable.

Ahora si se tiene el capital y los requerimientos son mayores existe EMC Documentum que es una herramienta robusta  que ofrece reglas de negocio, niveles de seguridad,  requisitos de reglamento interno,  genera reportes,  puedes tener versiones diferentes e interactuar con ellas, flujos de trabajo para enrutar la información a los usuario, limitar los permisos de los usuarios sobre la información contenida en el repositorio que es el almacén donde se guarda la información.

Milestone – Documentum Certified Partner.

Posted by on February 22, 2010 No comments

Primer trimestre del 2010.Es de mi particular agrado, el poder oficializar en este primer trimestre la alianza estratégica creada con EMC, a través del partnership.EMC al formar parte del selectivo grupo American Fortune 500, se convierte en uno de los principales aliados de SoulTech.

Where Information Lives.

EMC se ha dedicado desde sus inicios en los años 90′s a consolidarse como la empresa más importante en innovaciones y plataformas de crecimiento. Desde sus humildes inicios fabricando placas de memoria, pasando por el lanzamiento de los servidores Symmetrix, hasta cada una de las muy importantes adquisiciones que ha logrado a lo largo de su vida (VMware, Documentum, Legato), EMC ha dejado de ser una empresa de hardware únicamente, para convertirse en una empresa con verticales de hardware, software y servicios.

Al contar con el partnership de Documentum, SoulTech afirma su consolidación como la empresa líder en la implementación de tecnologías de manejo de contenido (Enterprise Content Management).

Esto no es más que un pequeño paso, enfrente de nosotros queda todo un portafolio de objetivos.

Eduardo Ángel.

 

SoulTech.

Trust Technology.